Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
VAN DE KYNOLOGENCLUB
”UDEN EN OMSTREKEN"
Opgericht: 1969

Artikel 1 - Aftreden bestuursleden
Elk jaar treedt tenminste één bestuurslid af, volgens een vooraf door het bestuur opgemaakt rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Bij het ontstaan van één of meerdere tussentijdse vacatures in het bestuur, wordt daarin voorzien op de eerstvolgende algemene vergadering. Indien het aantal bestuurders minder dan vijf bedraagt, zal zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden, na het ontstaan van de vacature, een algemene vergadering worden bijeengeroepen ter aanvulling van het bestuur. Nieuw gekozen bestuursleden worden op het rooster van aftreden geplaatst op de plaats van het lid dat zij vervangen. De periodieke bestuursverkiezing heeft plaats in de algemene ledenver-gadering.

Artikel 2 - Rol van de voorzitter
De voorzitter leidt de vergadering van de bestuurs- en ledenvergaderingen, waarbij hij de volgorde van de te behandelen zaken in de vergadering regelt. Tevens zorgt hij voor handhaving van de statuten en van het huishoudelijk reglement. Hij1 verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen. Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderin-gen van het bestuur en de leden.

Artikel 3 - Rol van de secretaris
De secretaris voert de correspondentie der vereniging, waarvan hij kopie houdt. Hij houdt de notulen der bestuurs- en ledenvergaderingen bij, welke hij met de voorzitter na goedkeuring ondertekent. Hij houdt een presentielijst bij der aanwezige leden op de vergaderingen, die ieder van de aanwezige leden op de vergaderingen verplicht is te tekenen. Hij zorgt voor de verzending van alle oproepingen voor alle bestuurs- en ledenvergaderingen. Jaarlijks stelt hij een verslag samen omtrent de toestand van de ver-eniging, welk verslag na goedkeuring door het bestuur in de algemene ledenvergadering aan de orde wordt gesteld.

Artikel 4 - Rol van de penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen van de vereni-ging. Hij tekent de kwitanties en vordert de contributie en lesgelden in of geeft opdracht daartoe. Voor het doen van uitgaven die een bedrag van € 1.000,-- te boven gaan, alsmede voor het aangaan van verbintenissen met een belang van meer dan € 1.000,--, behoeft de penningmeester de toestemming van het bestuur. Tevens is hij belast met het behoorlijk bijhouden van het kasboek.
Boven € 500,-- tekent een bestuurslid mee.

Artikel 5 - Declaraties van bestuursleden en functionarissen
Bestuursleden en andere functionarissen genieten geen beloning voor hun werkzaamheden.
Zij hebben wel recht op een vergoeding van kosten, zoals b.v. reis-, telefoon-, porti- en administratie-kosten, indien deze t.b.v. de vereniging worden gemaakt.
De declaratie dient voorzien te zijn van een betalingsbewijs. De beoordeling, alsmede de hoogte van de vergoeding, wordt door het bestuur vastgesteld. De verschuldigde contributie zal verrekend worden met de vergoeding.

Artikel 6 - Geheimhouding
Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om zowel tijdens het vervullen van hun functie als ook na het beëindigen van hun functie de geheimhouding in acht te nemen ten aanzien van alle vertrouwelijke informatie, geen oneigenlijk gebruik van gegevens te maken en deze nooit en te nimmer aan derden beschikbaar te stellen. De onder hun berusting zijnde verenigingsstukken bijgewerkt binnen dertig dagen aan het bestuur af te dragen.
Overal waar ‘hij’ staat, kan ook ‘zij’ worden gelezen

Artikel 7 - Lidmaatschap vereniging
Het bestuur beslist over het verzoek tot toelating tot het lidmaatschap van de vereniging. Bij afwijzing door het bestuur kan een verzoek tot toelating worden toegekend door de algemene ledenvergadering, mits het besluit wordt genomen met een meerderheid van stemmen.

Artikel 8 - Opzegging lidmaatschap
Leden, die geen lid meer van de vereniging wensen te zijn, dienen hun lidmaatschap uiterlijk vóór 1 december van enig jaar, schriftelijk of via de email opzeggen. Het bestuur is gerechtigd om in uitzon-derlijke gevallen van deze regel af te wijken.

Artikel 9 - Opzegging lidmaatschap bij wanbetaling
Het bestuur zal het lidmaatschap van een lid, nadat dit is aangemaand wegens wanbetaling en dat betaling alsnog achterwege laat, namens de vereniging binnen vier weken opzeggen. Een aldus opge-zegd lid kan eerst dan weer tot het lidmaatschap van de vereniging worden toegelaten, wanneer de achterstallige bedragen en het inschrijfgeld zijn betaald. Een lid, dat niet op het eerste verzoek overgaat tot betaling van contributie, kan niet worden toegelaten tot (een) examen(s). Een dergelijk lid kan het bestuur voor daardoor eventueel ontstane schade(n) nooit aansprakelijk stellen.

Artikel 10 - Non couperingsbeginsel
Honden die gecoupeerd zijn aan de oren, zullen niet worden toegelaten tot trainingen. Honden die aan de staart gecoupeerd zijn, worden enkel toegelaten als de eigenaar een medisch attest kan overleggen of als de hond is geïmporteerd uit een land aar nog gecoupeerd mag worden.

Artikel 11 - Bezit ex-leden
Zij, die opgehouden hebben lid van de vereniging te zijn, hebben 30 dagen de tijd om aanspraak te maken op hun bezittingen.

Artikel 12 - Contributies, inschrijfgelden en entreegelden
De hoogte van de contributies, inschrijfgelden en entreegelden wordt op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering vastgesteld. Zij, die na 1 juli van enig jaar tot het lidmaatschap worden toegelaten, zijn verplicht voor het lopende verenigingsjaar een gereduceerde contributie te voldoen.

Artikel 13 - Bestuurs- en ledenvergaderingen
De bestuurs- en ledenvergaderingen worden gehouden ter plaatse en ten tijde als door het bestuur vastgesteld.

Artikel 14 - Commissies
Het bestuur is bevoegd commissies in te stellen ter assistentie bij de uitvoering van zijn taak. Deze commissies werken in opdracht van het bestuur en zijn als zodanig daaraan verantwoording schuldig. Beëindiging van het commissielidmaatschap kan geschieden op eigen verzoek of door het bestuur. voor commissieleden is artikel 5 van dit reglement overeenkomst van toepassing.

Artikel 15 - Schadeverhaal op personen en groepen
Personen c.q. groepen van personen die gebruik maken van het gebouw en/of het terrein zijn verant-woordelijk voor veroorzaakte schade(n). Alle schade veroorzaakt aan de vereniging toebehorende, dan wel in bruikleen of huur door derden afgestane roerende en/of onroerende goederen, dient terstond te worden vergoed. Alle herstellingen van ontstane schade zullen voor rekening van de schade veroorza-kende persoon of groep van personen worden uitgevoerd.

Artikel 16 - Speciale rekeningen en financiële verantwoording van evenementen
Ten behoeve van het organiseren van speciale evenementen is het bestuur bevoegd tot het openen van speciale rekeningen. De houder van een speciale rekening dient zorgvuldig boek te houden van alle inkomsten en uitgaven betrekking hebbende op het evenement. Uiterlijk één maand na beëindiging
van de rekening dient de houder een gedetailleerde staat van inkomsten en uitgaven met bijlagen te overleggen in een bestuursvergadering. De uitkomsten zullen na goedkeuring door het bestuur, door de penningmeester van de vereniging worden verwerkt in de boeken van de vereniging. De rekening-houder zal alle bescheiden overdragen aan het bestuur. Décharge van de penningmeester van de ver-eniging zal beschouwd worden als décharge van de rekeninghouder voor diens beheer.

Artikel 17 - Agenderingsrecht van leden voor bestuurs- en ledenvergaderingen
Elk lid heeft recht, om tot uiterlijk een maand voor een vergadering, schriftelijk een voorstel bij het be-stuur in te dienen. De behandeling daarvan wordt door het bestuur als punt op de agenda geplaatst en ter vergadering behandeld.

Artikel 18 - Voorstel- en amendementsrecht van leden in ledenvergaderingen
Elk lid heeft het recht staande de vergadering voorstellen te doen. Deze voorstellen en eventuele amen-dementen worden na toelichting van de voorsteller op de agenda van de eerstvolgende algemene ver-gadering geplaatst, indien de vergadering zich daar voor verklaart, tenzij het bestuur unaniem instemt met de inhoud van deze voorstellen c.q. amendementen. Op voorstellen, die niet op de agenda staan, kunnen geen beslissingen worden genomen.

Artikel 19 - Reglementeringsrecht van het bestuur
Het bestuur is bevoegd om ten behoeve van de cursussen en trainingen nadere reglementen op te stellen. Deze reglementen worden door het bestuur vastgesteld en/of gewijzigd. Tevens worden instruc-teurs, op voordracht van de betreffende discipline, door het bestuur benoemd.

Artikel 20 - Geschillen
In alle gevallen, waarin de statuten of dit reglement niet voorzien, of bij enig geschil omtrent de toepas-sing daarvan, beslist de algemene vergadering. In spoedeisende gevallen, waarin het oordeel van de algemene vergadering niet kan worden afgewacht, beslist het bestuur. is het geval dermate spoedei-send, dat contact met alle medebestuursleden niet meer mogelijk is, dan beslist de voorzitter, in overleg met de secretaris en de penningmeester, eventueel bijgestaan door een juridisch adviseur.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering, gehouden op 1 mei 1979.
Gewijzigd in de algemene vergadering, gehouden op 22 november 1984.
Gewijzigd in de algemene vergadering, gehouden op 18 juni 1996.
Gewijzigd in de algemene vergadering, gehouden op 28 juni 2001.
Gewijzigd in de algemene vergadering, gehouden op 21 juni 2016.
Gewijzigd in de algemene vergadering gehouden op 12 mei 2022.